Protección de datos para centros educativos en Madrid

Sí, absolutamente. Cualquier entidad que trate datos personales, independientemente de su tamaño, está sujeta al Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) y a la Ley Orgánica de Protección de Datos (LOPDGDD). Las academias, escuelas infantiles, colegios y centros de formación manejan información especialmente sensible: datos de menores, imágenes, expedientes académicos, etc. La normativa no hace distinción por el número de alumnos. De hecho, la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) ha sancionado a numerosas pequeñas academias por incumplimientos como publicar fotos sin consentimiento o no disponer de contratos con proveedores. Ignorar la ley no exime de responsabilidad, y las multas pueden llegar a ser muy elevadas.

Publicar imágenes de menores sin consentimiento válido es una de las infracciones más comunes y sancionadas. Para menores de 14 años, el consentimiento debe ser otorgado por los padres o tutores legales de forma expresa, clara e inequívoca. Para mayores de 14 años, pueden consentir ellos mismos, pero es recomendable informar también a las familias. No basta con una cláusula genérica en la matrícula: el consentimiento para imágenes debe ser específico, informado y, preferiblemente, por escrito. Las sanciones por este tipo de infracciones pueden oscilar entre los 1.000 y los 35.000 euros, o incluso más si se considera muy grave. Además, el daño reputacional para el centro puede ser enorme, perdiendo la confianza de las familias.

La normativa española (LOPDGDD) establece que los centros educativos sostenidos con fondos públicos (colegios públicos y concertados) están obligados a designar un Delegado de Protección de Datos. Para los centros privados (academias, escuelas infantiles privadas, centros de formación) no es obligatorio por ley, pero sí altamente recomendable. Un DPO externo, como el que ofrecemos en ARL Abogados, se encarga de supervisar el cumplimiento normativo, resolver consultas de las familias, formar al personal y actuar como nexo con la AEPD en caso de inspección. Tener un DPO demuestra a las familias y a la administración que el centro se toma en serio la privacidad, reduciendo riesgos de sanciones.

ARSULIPO son las siglas de los derechos que asisten a las personas (incluidas las familias de tus alumnos) en materia de protección de datos: Acceso, Rectificación, Supresión, Limitación, Oposición y Portabilidad. En el ámbito educativo, estos derechos se ejercen con frecuencia: un padre puede solicitar ver el expediente completo de su hijo (acceso), pedir que se rectifique un dato erróneo, o incluso solicitar la supresión de ciertos datos. Sin embargo, hay excepciones legales: por ejemplo, los expedientes académicos deben conservarse por ley durante un tiempo determinado. Gestionar incorrectamente estas solicitudes puede derivar en reclamaciones ante la AEPD. Nosotros te ayudamos a establecer un procedimiento claro para responder en tiempo y forma (un mes como máximo).

El RGPD obliga a notificar cualquier brecha de seguridad que pueda afectar a los derechos y libertades de las personas a la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) en un plazo máximo de 72 horas desde que se tenga constancia. Además, si la brecha implica un alto riesgo para los afectados (por ejemplo, filtración de datos de salud o menores), también hay que comunicárselo a ellos. Muchos centros no saben cómo actuar ante un incidente: un correo enviado por error a la lista completa de familias, la pérdida de un dispositivo con datos, un ataque de ransomware... Nosotros te ayudamos a tener un protocolo de gestión de brechas, evaluar el riesgo, redactar la notificación y tomar medidas para evitar que vuelva a ocurrir. Actuar rápido y correctamente puede reducir la sanción.