Qué hacer si la AEPD abre un procedimiento sancionador contra tu empresa

Cuando la AEPD abre un procedimiento sancionador contra una empresa, normalmente ya existe una reclamación previa, una investigación, una denuncia, una brecha de seguridad, una falta de atención de derechos o un indicio de incumplimiento del RGPD o de la LOPDGDD. A partir de ese momento, cada actuación cuenta: lo que se responde, lo que se aporta, lo que se corrige y lo que se documenta puede influir en el resultado final.

La empresa debe actuar con rapidez, pero no con precipitación. El primer error suele ser contestar sin estrategia, enviar documentación incompleta o reconocer una infracción sin haber valorado antes si los hechos están correctamente descritos, si existe prueba suficiente, si hay base jurídica, si se aplicaron medidas adecuadas o si concurren circunstancias atenuantes.

En ARL Abogados ayudamos a empresas a revisar expedientes de la AEPD, preparar alegaciones, ordenar documentación RGPD, valorar medidas correctoras y diseñar una respuesta jurídica proporcionada. Este trabajo se integra dentro de nuestra área de derecho digital para empresas en Madrid y protección de datos.

Qué significa que la AEPD abra un procedimiento sancionador

La apertura de un procedimiento sancionador significa que la Agencia Española de Protección de Datos aprecia indicios de una posible infracción y decide iniciar formalmente un expediente para determinar si existe responsabilidad y, en su caso, si procede imponer una sanción o alguna medida correctiva.

El acuerdo de inicio suele concretar los hechos investigados, la persona o entidad contra la que se dirige el procedimiento, la infracción que podría haberse cometido y la posible sanción. Desde ese momento, la empresa debe tratar la notificación como un asunto jurídico relevante, no como un simple trámite administrativo.

La AEPD puede iniciar un procedimiento como consecuencia de una reclamación de un cliente, empleado, usuario o tercero. También puede actuar por propia iniciativa, por ejemplo, tras conocer una brecha de seguridad, una campaña irregular, una práctica empresarial extendida o una posible vulneración de derechos.

Antes del acuerdo de inicio puede haber una fase de actuaciones previas de investigación. En esa fase, la Agencia puede solicitar información, requerir documentación o recabar datos para determinar mejor los hechos. Muchas empresas subestiman esa fase previa, pero una respuesta deficiente a un requerimiento inicial puede condicionar el expediente posterior.

Por eso, desde la primera comunicación de la AEPD conviene actuar con orden: identificar el origen del problema, revisar la documentación interna, reconstruir los hechos y evitar respuestas improvisadas.

Qué hacer en las primeras horas tras recibir la notificación

Las primeras horas son importantes porque permiten evitar errores difíciles de corregir. La empresa debe reaccionar con rapidez, pero de forma controlada.

La empresa debe revisar inmediatamente el plazo para formular alegaciones o aportar documentación. Los plazos administrativos pueden ser breves y no conviene apurarlos sin una razón estratégica. También es importante identificar si el expediente procede de una reclamación individual, una brecha de seguridad, un requerimiento previo no atendido, una campaña comercial o un tratamiento estructural de datos.

Si la empresa cuenta con un delegado de protección de datos, debe implicarlo desde el principio. Si no lo tiene, y el asunto es relevante, puede ser el momento de valorar asesoramiento especializado o incluso revisar si la empresa necesitaba un DPO externo.

¿Tu empresa ha recibido una notificación de la AEPD?

Revisamos el acuerdo de inicio, los hechos imputados, la documentación disponible y la estrategia más adecuada para preparar alegaciones o medidas correctoras.

Qué documentación debe reunir la empresa

La defensa en un procedimiento sancionador de la AEPD depende en gran parte de la documentación disponible. No basta con afirmar que la empresa cumple el RGPD: hay que poder demostrarlo.

Entre la documentación que puede ser relevante se encuentra:

• Registro de actividades de tratamiento.
• Cláusulas informativas y políticas de privacidad aplicables.
• Pruebas del consentimiento, cuando esa sea la base jurídica utilizada.
• Contratos de encargado del tratamiento con proveedores.
• Protocolos internos de atención de derechos.
• Registro de solicitudes de acceso, supresión, oposición, limitación o portabilidad.
• Protocolos y registros de brechas de seguridad.
• Medidas técnicas y organizativas implantadas.
• Evaluaciones de impacto, si el tratamiento era de alto riesgo.
• Informes, auditorías, actas internas o comunicaciones con el DPO.
• Correos, tickets, capturas o logs que permitan reconstruir los hechos.
• Medidas correctoras adoptadas después de detectar la incidencia.

El registro de actividades de tratamiento suele ser una pieza importante, porque ayuda a demostrar que la empresa conocía sus tratamientos, finalidades, bases jurídicas, categorías de datos, destinatarios, plazos y medidas de seguridad.

También puede ser decisivo revisar si los proveedores estaban correctamente regulados. Si la incidencia deriva de un hosting, software, plataforma externa, asesoría, agencia de marketing o proveedor tecnológico, habrá que comprobar si existía un contrato de encargado del tratamiento RGPD adecuado.

Si el expediente está relacionado con datos sensibles, tratamientos a gran escala, perfilado, vigilancia o decisiones automatizadas, puede ser necesario revisar si debió realizarse una evaluación de impacto en protección de datos.

Cómo preparar alegaciones ante la AEPD

Las alegaciones no deben limitarse a negar los hechos o a explicar que la empresa “siempre ha actuado de buena fe”. Una defensa eficaz debe trabajar sobre hechos, prueba, normativa, proporcionalidad, medidas adoptadas y criterios de graduación.

1. Analizar si los hechos están correctamente descritos

El primer paso es comprobar si la AEPD ha entendido correctamente lo sucedido. En muchos expedientes, el relato inicial puede estar incompleto, apoyarse en una reclamación parcial o no recoger todas las comunicaciones, medidas o circunstancias relevantes. Si existen errores de hecho, deben señalarse con claridad y acompañarse de prueba.

2. Revisar la infracción imputada

La empresa debe analizar qué precepto se considera vulnerado: base jurídica, deber de información, atención de derechos, medidas de seguridad, brecha de datos, consentimiento, tratamiento de datos sensibles, transferencia internacional, encargado del tratamiento, evaluación de impacto u otra obligación RGPD.

Cada infracción exige una defensa distinta. No es lo mismo discutir si existía legitimación para el tratamiento que acreditar que se atendió en plazo un derecho de supresión o que se adoptaron medidas razonables tras una brecha de seguridad.

3. Aportar prueba ordenada

La prueba debe presentarse de forma clara. Es conveniente ordenar documentos, numerarlos, explicar qué acredita cada uno y conectar cada prueba con el argumento correspondiente. Una carpeta desordenada de documentos puede dificultar la comprensión del expediente y debilitar la posición de la empresa.

4. Acreditar diligencia y medidas implantadas

La defensa debe mostrar qué hizo la empresa antes, durante y después de los hechos. Si existían políticas, contratos, protocolos, medidas técnicas, formación, controles de acceso, registros o revisiones, conviene acreditarlo. Si se adoptaron medidas correctoras posteriores, también deben documentarse.

5. Valorar proporcionalidad y graduación

El RGPD permite tener en cuenta numerosos factores para decidir si procede multa y en qué cuantía. Entre ellos se encuentran la naturaleza, gravedad y duración de la infracción, el número de afectados, el nivel de daños, la intencionalidad o negligencia, las medidas adoptadas, la cooperación con la autoridad, las categorías de datos y los antecedentes.

Por eso, incluso cuando existe una incidencia real, puede haber margen para discutir la cuantía, la proporcionalidad, la ausencia de daño, la diligencia previa, la colaboración o la aplicación de circunstancias atenuantes.

Medidas correctoras durante el procedimiento

Cuando una empresa recibe un procedimiento sancionador de la AEPD, no debe limitarse a defenderse en papel. También debe revisar si existe un problema real que deba corregirse.

Adoptar medidas correctoras no significa necesariamente reconocer todos los hechos imputados. Significa actuar con diligencia para reducir riesgos, evitar reiteraciones y demostrar que la empresa toma en serio el cumplimiento.

Algunas medidas que pueden ser relevantes son:

• Actualizar políticas de privacidad o cláusulas informativas.
• Revisar bases jurídicas de tratamientos concretos.
• Corregir formularios, checkboxes, textos legales o procesos de consentimiento.
• Firmar o actualizar contratos con encargados del tratamiento.
• Implantar controles de acceso, autenticación o limitación de permisos.
• Actualizar el registro de actividades de tratamiento.
• Revisar protocolos de atención de derechos.
• Crear o mejorar un protocolo de brechas de seguridad.
• Formar al personal implicado.
• Documentar decisiones internas y medidas adoptadas.
• Realizar una evaluación de impacto si el tratamiento lo exige.

En expedientes derivados de brechas de seguridad, es especialmente importante documentar qué ocurrió, cuándo se detectó, qué datos se vieron afectados, qué medidas se adoptaron y si procedía notificar a la AEPD o comunicar a las personas afectadas. Puedes ampliar información en nuestra guía sobre cómo gestionar una brecha de seguridad.

Pago voluntario, reconocimiento de responsabilidad y estrategia

En determinados procedimientos sancionadores puede plantearse el reconocimiento de responsabilidad, el pago voluntario o ambas opciones. Sin embargo, esta decisión no debe tomarse de forma automática ni solo por el atractivo de una posible reducción económica.

Antes de decidir, la empresa debe valorar:

• La solidez de los hechos imputados.
• La prueba disponible para defenderse.
• El importe de la sanción propuesta.
• La existencia de medidas correctoras.
• El impacto reputacional.
• La posibilidad de que existan reclamaciones posteriores de afectados.
• El riesgo de que el problema siga abierto si no se corrige la causa.
• La conveniencia de discutir la infracción o solo la cuantía.

En algunos casos puede ser razonable cerrar el procedimiento con una estrategia de minimización de impacto. En otros, puede ser preferible formular alegaciones sólidas, discutir la imputación, aportar prueba o defender la inexistencia de infracción. La decisión debe tomarse expediente por expediente.

Lo que no conviene es reconocer responsabilidad sin haber entendido las consecuencias. Una sanción de protección de datos puede tener efectos económicos, reputacionales y operativos. Además, si la causa del incumplimiento no se corrige, la empresa puede quedar expuesta a nuevas reclamaciones o incidencias.

La defensa no empieza con las alegaciones: empieza con la documentación

En un procedimiento sancionador de la AEPD, la diferencia entre una empresa que puede acreditar diligencia y otra que solo puede decir que cumple el RGPD es enorme. Tener contratos, registros, protocolos, evidencias y medidas documentadas puede ser decisivo para defender la posición de la empresa.

Errores frecuentes ante un procedimiento sancionador de la AEPD

Muchas empresas complican su situación por errores evitables. Estos son algunos de los más habituales:

• No leer bien la notificación y pasar por alto plazos, hechos imputados o documentación requerida.
• Responder de forma precipitada sin revisar el expediente ni preparar una estrategia.
• Enviar documentación desordenada que no acredita claramente la posición de la empresa.
• Reconocer hechos innecesariamente sin haber analizado la prueba disponible.
• Negarlo todo de forma genérica sin aportar argumentos ni evidencias.
• No conservar correos, logs, capturas o comunicaciones que podrían ser relevantes.
• No revisar contratos con proveedores cuando el problema viene de un tercero.
• No adoptar medidas correctoras mientras el expediente está abierto.
• No implicar al DPO cuando la empresa lo tiene designado.
• No corregir la causa del problema, dejando abierto el riesgo de repetición.

La mejor defensa no siempre consiste en discutirlo todo. A veces consiste en ordenar los hechos, explicar el contexto, acreditar diligencia, corregir el problema, aportar medidas y discutir la proporcionalidad de la sanción. En otros casos, sí puede ser necesario combatir la infracción desde su base.

Si la empresa arrastra documentación incompleta, puede ser recomendable realizar una revisión general de cumplimiento mediante un autodiagnóstico de protección de datos o una auditoría específica del tratamiento afectado.

Cómo puede ayudar ARL Abogados

En ARL Abogados asesoramos a empresas que reciben notificaciones, requerimientos, reclamaciones o procedimientos sancionadores de la AEPD. Nuestro trabajo combina defensa jurídica, análisis documental y enfoque práctico de cumplimiento RGPD.

Podemos ayudarte a:

• Revisar el acuerdo de inicio o requerimiento recibido.
• Analizar los hechos imputados y la infracción señalada.
• Preparar alegaciones ante la AEPD.
• Ordenar y aportar documentación probatoria.
• Valorar medidas correctoras.
• Revisar contratos de encargado del tratamiento.
• Analizar brechas de seguridad y protocolos internos.
• Revisar el registro de actividades de tratamiento.
• Asesorar sobre evaluación de impacto y tratamientos de alto riesgo.
• Valorar la estrategia de pago voluntario o reconocimiento de responsabilidad cuando proceda.
• Reforzar el cumplimiento para evitar nuevos expedientes.

También podemos ayudarte si tu empresa necesita apoyo continuado mediante un DPO externo en Madrid o si quieres revisar si tu organización debería contar con esta figura. En ese caso, puedes consultar también el artículo cómo saber si mi empresa necesita un DPO externo.

¿La AEPD ha abierto un expediente contra tu empresa?

Podemos revisar la notificación, preparar la estrategia de defensa, ordenar la documentación y ayudarte a responder con rigor jurídico y sentido práctico.

Preguntas frecuentes sobre procedimientos sancionadores de la AEPD